第一章 总 则

第一条 为规范、加强本院员工档案工作，提高员工档案管理制度化、科学化水平，充分发挥员工档案在员工教育与管理服务工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《高等公司档案管理办法》、《伟德国际唯一官网入口档案管理办法》的有关规定，结合公司员工档案工作实际，制定本管理办法。

第二条 员工档案主要包括高等公司培养的学历教育员工的相关档案材料。根据公司保密工作有关规定，员工档案属于本单位涉密事项，相关工作人员须签订保密责任书，承担保密责任和义务。

第三条 本院员工档案按新生档案、在校生档案、毕业生档案进行分阶段管理。新生入校三个月内，由院系负责政审相关材料，形成新生档案；新生取得正式学籍后，新生档案由院系转交员工档案室入库保管，形成在校生档案；员工毕业离校前，由院系辅导员整理在校生档案，将各培养单位、职能部门出具的员工在校期间产生的档案材料进行归档，与员工档案室工作人员交接入库，形成毕业生档案；转学、退学、结业、肄业的员工，其档案参照毕业生档案进行管理。

第四条 员工处下设“员工档案室”，负责统筹全校员工档案工作。各院系由辅导员对接员工档案室，具体负责本单位员工档案管理工作。

第二章 员工档案管理工作流程

第五条 新生的档案材料，由各院系辅导员负责收集、保管，并以院系（专业、年级、班级）为单位，以学号为顺序的方式进行整理、审查。

（一）新入校本专科员工档案材料一般由员工所在县、市级招生部门或省级招生部门寄至员工录取公司，由各公司负责接收、审查、归档。

（二）各院系辅导员须及时处理档案审查中发现的问题，档案材料有问题的、缺失的要及时通知员工回原档案管理单位办理材料补办手续。新生档案因个人不慎遗失无法查补，员工必须在开学一个月内填写《学籍档案遗失证明》（附件4）上交至员工档案室备案。

公司原则上不接收个人携带的档案，但凡是属于规定员工自带个人档案省份的或员工本人已将档案带至公司的，经员工所在院系审查档案材料齐全且原档案管理单位密封完整后，各院系方可对该档案归档。员工档案已被拆封的，各院系有权不予接收，并通知员工将档案寄回原档案管理单位审查无误、密封完整后，按照员工档案指定寄送方式寄回公司审查。

（三）新生档案在院系政审期间，各院系辅导员原则上应查档，但严禁在员工档案材料上作修改以及乱涂画。新生需档案袋中的团籍及团员证，必须由辅导员拆开档案取出，保证档案中其他资料完整后贴上封条并加盖院系公章。

第六条 新生档案归入员工档案室后形成在校生档案，档案室工作人员负责在校生档案的保管、查阅和借阅工作。根据保密工作条例，员工档案室工作人员原则上不与员工本人接触，各院系或校外单位因需调阅在校生档案时，按规定须持相关单位介绍信或证明。在校生档案的查阅、借阅工作流程详见本办法第四章第十、十一、十二条有关规定。

第七条 在校生发生转专业、复学、转学、结业、肄业、退学等学籍变动情况时，教务处负责将“学籍更改信息”通知或员工持学籍更改信息申请表复印件上交员工处。各院系确认员工“学籍更改信息”后，由员工档案管理员书面通知员工档案室，相关工作人员按规定完成书面签收工作。

第八条 员工在校期间生成的归档材料，由院系辅导员负责核查、整理、归档。交接至员工档案室时，由档案室工作人员负责再次核查，双方工作人员按规定完成书面签收工作。各院系整理毕业生档案归档后，由员工档案室负责转递档案,档案转递工作据毕业生调档时间为每年的七月份。

 

第三章 在校生档案材料归档范围

第九条 员工档案直接关系到人事档案的完整性和员工的切身利益。为使公司员工档案符合国家人事工作的要求，员工档案归档材料基本包括但不限于以下内容：

1.普通全日制教育中的学历教育员工的高中档案。

2.学年德育考核表。

3.入学登记表。

4.在校学习成绩单、学籍卡。

5.实习记录、实习鉴定。

6.毕业生登记表。

7.在本校期间校级及以上奖惩材料。

 

第四章 在校生档案的查（借）阅流程

第十条 在校期间，员工个人因公事项需摘录其本人档案材料，须由院系辅导员同意员工持《伟德国际唯一官网入口员工档案查（借）阅单》（附件一）到员工档案室办理查阅手续。

第十一条 各院系因公需借阅员工档案，须由院系辅导员或员工档案管理员持《伟德国际唯一官网入口员工档案查（借）阅单》（附件一），到员工档案室办理相关手续。

第十二条 用人单位查阅员工档案，须持查档介绍信，经档案管理人员审核后方可查阅员工档案。公安、安全、检察、法院等部门查阅员工档案，须持单位《介绍信》到员工处办公室加盖公章。查阅人须按规定完成书面登记工作，查阅员工档案只许摘抄，禁止拍照、复印或外带。

 

第五章 员工档案材料转递流程

第十三条 毕业生档案的转递由各院系根据公司员工处当年发布的毕业生档案寄送通知的要求办理。毕业生的派遣名单以及报到证由公司就业指导中心提供。

第十四条 员工发生转学、开除学籍、退学、死亡等学籍变动的，其所在院系应及时将员工档案转递给新的员工档案材料管理单位。

（一）转学的员工，员工档案室按新院校或新单位地址转送；

（二）开除学籍、退学、死亡的员工，其档案从办理学籍变动起，转回其生源地档案管理部门；

（三）员工存在其他情形的，员工档案经员工所在院系分管领导同意，报公司员工处审批后，各院系方可根据具体情况进行处理，并办理登记手续。

第十五条 新生放弃或被取消入学资格的，其档案转回生源地档案管理部门。

第十六条 在校员工发生转专业的，员工必须在一个月内手持《伟德国际唯一官网入口转专业员工调档申请》（附件三）到员工档案室办理相关手续。

第十七条 转递员工档案时应遵守如下规定：

（一）员工档案必须经公司严格密封后按照员工档案指定寄送方式或遵照有关规定转递，必要时可派专人送取。员工档案一般不得由本人自带；

（二）转出转入的员工档案必须完整、齐全，并按规定进行认真的整理、装袋密封，严禁私自扣留档案材料或分批转出；

（三）转递员工档案时必须详细登记；

（四）任何单位或个人无权截留或扣发毕业生档案；

（五）非毕业、转学、开除学籍、退学、死亡等学籍变动的，在校员工原则上不予办理档案转递；

（六）对因为各种原因退回或滞留的员工档案，在检查密封完整的基础上由员工档案室继续保管并办理登记手续，员工所在院系需及时通知员工办理档案的转递手续。

第十八条 员工毕业时各院系根据员工的就业情况确定员工档案是否继续留在公司保管。确定档案留在公司保管的，毕业生须填写《伟德国际唯一官网入口毕业生档案因私暂留公司申请表》（附件二）办理档案托管手续。托管的档案免费保管时间为两年，超过两年的，员工档案直接转回其生源地档案管理部门。

第十九条 因各种原因造成档案遗失确需补办的，个人须持补办申请（说明就读和毕业的具体情况），经核实毕业证书后，方可补办在校期间的相关证明材料。

 

第六章 其他注意事项

第二十条 员工档案流动性强，院系辅导员在收集档案材料时，应仔细核查，确保材料的真实和完备（注意签名和公章）并及时归档。升学至校外、退学、转学、肄业、毕业就业等情况一经发生，应及时督促员工办理相关离校手续，督促员工向员工档案室提供档案接收单位信息，确认其档案接收单位是否具有机要收寄资格，避免拖延积压。

第二十一条 有下列行为之一的，公司应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任：

（一）玩忽职守，造成员工档案损坏、丢失或者擅自销毁员工档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、复印员工档案的；

（三）涂改、伪造员工档案的；

（四）出卖、赠送、交换员工档案的；

（五）不按规定归档，拒绝归档的；

（六）其他违反国家档案法律法规的行为。

第七章 附 则

第二十一条 本管理办法自发布之日起执行。

第二十二条 本管理办法由员工处负责解释。